Nul besoin d’être freelance ou en « full remote » pour les adopter, les entretiens et réunions à distance s'invitent de plus en plus souvent sur votre agenda professionnel. Mais pour que votre communication à distance rime avec gain de temps et de productivité, vous ne pouvez pas faire l’économie d’un peu d’organisation. Zoomons sur les détails qui comptent pour des échanges virtuels efficaces…

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1. Préparer votre communication virtuelle en amont

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Réunion client, point d’avancement projet, Webconférence, ou simple entretien, la communication professionnelle à distance a ses propres exigences. Si vous en êtes l’instigateur, cela commence par :

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• établir la liste de participants ;
• énoncer les points à aborder et les joindre à la convocation ;
• envoyer les convocations ;
• si nécessaire, mettre à disposition les documents à partager sur le cloud ;
• tester les moyens techniques utilisés (lien, micro, caméra, connexion) ;
• prévoir un plan B en cas de défaillance technique pour ne pas céder à la panique.

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2. S’organiser le jour J

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Si vous organisez la réunion, gardez à l’esprit que la réussite se joue sur les premiers instants comme pour toute prise de parole. De plus, la communication à distance oblige les participants à plus de concentration. Vous devez, plus encore, être impactant dans vos propos. Pour bien capter l’attention dès le début, vous gagnerez à :

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• tester le son et l’image avant de commencer pour pouvoir vous concentrer à 100 % sur le contenu ;
• être précis sur le déroulement de la réunion dans le timing et avec le rappel des points à aborder ;
• fixe les modalités des interventions ;
• favoriser l’interactivité pour maintenir l’attention, la possibilité de s’exprimer par chat y participe ;
• veiller à ce que chacun puisse s’exprimer librement sans être interrompu ;
• être attentif aux gestes de décrochage des participants ;
• désigner une personne chargée du compte-rendu ou de l’enregistrement de la réunion.

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Si vous êtes participant, pensez à vous connecter un peu avant le début de la communication. La ponctualité est de mise.

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3. Soigner le décor et les costumes

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Même si vous êtes chez vous et que le contexte semble moins formel, n’oubliez pas qu’il s’agit d’une interaction professionnelle.

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Cela implique de vous choisir un endroit calme, isolé de toute intrusion intempestive. L’apparition d’une frimousse barbouillée ou d’un félin bondissant est certes récréative, mais inappropriée.

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Choisissez un lieu où l’éclairage est agréable et évitez de vous installer devant une fenêtre qui vous transformerait en ombre chinoise.

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N’oubliez pas que la webcam met en valeur ce qui est derrière vous. Un arrière-plan sur un désordre instable ou sur des photos personnelles peut vous desservir.

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Pensez également à votre tenue. Elle doit évoquer sans hésitation une tenue de jour. Renoncez aux contrastes forts et aux motifs qui deviennent inconfortables en rendu vidéo.

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4 . Inviter à l’échange avec votre communication non verbale

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Lors d’une communication à distance, le format de l’écran vidéo met l’accent sur votre gestuelle et vos mimiques. Restez calme, concentré et pensez à :

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• adopter une posture ouverte, traduite par la position de vos bras et de vos épaules ;
• varier les intonations et le rythme pour maintenir l’attention ;
• ne pas trop bouger, les mouvements brusques créent des ruptures à l’image ;
• rester dans le cadre visuel ;
• positionner la caméra à la hauteur de vos yeux et regarder la personne à qui vous parlez et non pas votre image ;
• ne pas jouer avec vos mains ;
• ne pas manipuler d’objet bruyant, le clic d’un stylo rétractable est amplifié par le micro ;
• éviter de consulter votre téléphone ou de lire vos mails ;

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5. Conclure l’échange par un débrief ou un compte-rendu

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Tout autant que le lancement, la conclusion est importante pour la réussite de votre communication à distance. Elle permet de reformuler ce qui a été dit, de faire le point sur les décisions prises, sur les actions à mener et de s’assurer de la bonne compréhension et de l’implication de chacun. C’est aussi le moment de revenir sur les aspects techniques de la réunion ou de l’entretien afin d’apporter les corrections nécessaires pour être encore plus efficace la prochaine fois.

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Rendre votre communication à distance plus efficace, va plus loin que mieux maîtriser un nouvel outil de communication de plus en plus présent dans notre quotidien professionnel. C’est une nouvelle occasion de challenger vos habitudes pour mieux travailler ensemble.

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