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« Subir » les réunions est souvent un préjugé auquel nous avons du mal à nous défaire. En effet, la réunionite aigue est contagieuse mais elle est loin d’être une fatalité. Une bonne réunion de travail est au contraire l’occasion pour tout responsable de donner le ton à son mode de management et d’atteindre des objectifs. Les réunions ont bel et bien une raison d’être que ce soit en présentiel ou à distance, bien sûr si elles sont bien menées.

Avant tout, prenez donc du recul afin de pouvoir animer une réunion efficacement, puis nous vous livrons les principales fausses idées.

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Comprendre l’intérêt et l’objectif d’une réunion d’équipe

On parle de “réunion” lorsque l’organisateur fait intervenir plus de deux participants sur un lieu défini.

Les réunions d’équipes représentent l'outil de gestion le plus puissant dont disposent les responsables.

Tout en utilisant l’expertise, l'expérience et les avis du groupe, elles vont :

• Faciliter la prise de décision commune sur un projet
• Encourager la bonne collaboration professionnelle
• Encourager l'innovation et l'agilité
• Renforcer la culture d’entreprise
• Engager les collaborateurs et renforcer l’esprit d'équipe

Les différents rôles dans une réunion sont donc importants.

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▶ Le rôle de l’animateur dans une réunion

Dans une réunion, le manager détient la plupart du temps le rôle d’animateur. Son profil de manager y est dévoilé. Tel un chef d’orchestre, il doit veiller à préparer la réunion, avec pour objectif de la rendre la plus utile et la productive possible pour mener à bien un projet.

Lire aussi :

• Les 3 étapes pour mener une bonne réunion
• Quel style de management adoptez-vous ?

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▶ Le rôle des participants dans une réunion

Vous avez probablement déjà vécu une réunion où votre présence n’était pas nécessaire. Tout d’abord, le manager-animateur doit veiller à bien choisir les intervenants, cela est crucial pour réussir une réunion. Sélectionner les personnes présentes à la réunion fait penser à la sélection d’une équipe sportive : chacun va pouvoir apporter sa plus value et les forces de chaque joueur vont se compléter dans le but de la réussite collective.

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Mettez fin aux (fausses) idées reçues sur les réunions de travail

La mauvaise habitude d’organiser des réunions pas efficaces et trop nombreuses vous oriente vers des pensées négatives sur les réunions comme :

• « Les réunions sont trop récurrentes et interminables »
• « Les réunions sont confuses mais obligatoires »
• « Les réunions sont une perte de temps car improductives »
• « Les réunions sont ennuyeuses »

Et bien détachez-vous de ces préjugés pour trouver et comprendre le véritable intérêt de la réunion d’entreprise, en voici quelques-unes.

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▶ Idée reçue n°1 sur la réunion de travail

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Une longue réunion sera plus productive

Faux.

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Les Français passent trop de temps, notamment dans des réunions inutiles. Selon le baromètre annuel Wisembly/IFOP :

Les cadres passent en moyenne 24 jours en réunion par an et 3 réunions par semaine, avec une moyenne de 1h20 par session.

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De quoi s’inquiéter lorsqu’en plus :

Seule 1 réunion sur 2 est considérée comme productive (Opinionway, 2017)

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Une réunion trop longue conduit à un stress et une fatigue psychologique face à du travail qui s’accumule, donc à l’augmentation d’une charge mentale au travail.

Aussi, notre capacité de concentration moyenne avoisinerait les 90 minutes selon une étude du psychologue Anders Ericsson. En réalité, notre attention est à son apogée au bout de 25 minutes seulement, et sur une même activité. Puis elle baisse progressivement jusqu’à se sentir totalement lasse les 65 minutes suivantes ; d’où l’intérêt d’écourter au mieux les sessions.

Lire aussi : Optimiser sa gestion du temps de travail et des priorités

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▶ Idée reçue n°2 sur la réunion de travail

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Les réunions sont rassurantes, rien ne coûte de faire une réunion

Faux.

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Misez sur la qualité plutôt que sur la quantité. A la moindre interrogation tout ne peut passer par une réunion.

Les réunions sont comme les antibiotiques, ce n’est pas automatique !

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Les réunions représentent un budget colossal aux entreprises. Calculez donc le coût d’une réunion sur la base de 10 personnes autour d’une table, sur 2 heures de réunion qui ne porte pas ses fruits… Comme dit le dicton, “le temps, c’est de l’argent.” !

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▶ Idée reçue n°3 sur la réunion de travail

Nul besoin de formation pour réussir à bien animer une réunion

Faux.

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Savoir animer une réunion d’équipe n’est pas inné. Des méthodes et techniques sont à connaître afin de maitriser les compétences essentielles de l’animateur de réunion :

• Adopter de bonnes techniques de communication en entreprise
• Avoir une bonne écoute

78% des cadres pensent que leur opinion n’est rarement voire jamais prise en compte par le management lors des décisions importantes *

• Analyser les attitudes des participants
• Ecouter et questionner pour inciter à la participation

49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer une idée en réunion *

• Provoquer les interactions et la motivation
• Reformuler les informations essentielles

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* Selon une étude menée en 2018 par Wisembly et l’Ifop.

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💡 Time to Pitch accompagne vos managers dans l’animation de réunions d'équipe et ils découvrent en formation :

• comment préparer et organiser une réunion à distance dans les règles de l’art ;
• comment s’appuyer sur les meilleurs outils pour animer une réunion à distance ;
• comment susciter la participation des collaborateurs.

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▶ Idée reçue n°4 sur la réunion de travail

On peut improviser une réunion

Faux.

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Tout se prépare en amont et on participe à une réunion pour se rapprocher d’un objectif et non pour aborder un sujet.

Selon une étude menée en 2018 par Wisembly et l’Ifop :

42 % des cadres interrogés estiment que les réunions sont rarement bien préparées

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Evitez de caler une réunion de dernière minute (sauf dans les cas exceptionnels de situation d’urgence) qui sera déstabilisante et laissera peu de temps pour que chaque participant puisse se mettre à sa préparation. Également, dans l’ordre du jour d’une réunion il est préférable par exemple d’évoquer un « Délais de clôture des paiements de fin d’année » plutôt qu’un vague « Point compta ». Vos discussions n’en seront que plus constructives.

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▶ Idée reçue n°5 sur la réunion de travail

Plus on est nombreux en réunion, plus on est productifs

Faux.

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Au contraire, moins on est et mieux on fait. Chacun va se sentir valorisé et le quota de personnes va dépendre de l’objectif de la réunion :

• Pour prendre une bonne décision : moins de 8 personnes.
• Pour échanger les idées : moins de 18 personnes.

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Toujours selon une étude menée en 2018 par Wisembly et l’Ifop :

22 % des participants savent rarement pourquoi ils sont en réunion

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Alors pour optimiser ces précieuses places il vous faut faire le bon choix des participants. Pour cela, il faut définir :

• Les objectifs de la réunion.
• Les acteurs qui peuvent atteindre ces objectifs : faire appel aux compétences, à l’expérience et aux intérêts des personnes sollicitées permettront une contribution optimale.
• Lesquels des participants seront concernés par les résultats de la réunion.
• Et les décideurs dans chaque domaine.

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Les participants investissent donc du temps dans les réunions, et pendant ce temps l’entreprise produit moins. Les autres intervenants ont toujours la possibilité de se référer au compte-rendu de réunion pour connaître les points essentiels.

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▶ Idée reçue n°6 sur la réunion de travail

En visioconférence il est possible de faire une autre tâche en même temps

Faux.

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Comme dit plus haut, le défi d’un animateur de réunion est de s’assurer que tout le monde va participer et contribuer à la réalisation des résultats. Si vous favorisez l’interaction entre les différents intervenants, ils seront captivés par les échanges et ne trouveront pas d'intérêt à faire autre chose ; savoir attirer l'attention fait partie entre autres partie de la réussite d’une réunion à distance. Voici d’autres conseils : Organiser et animer une réunion à distance efficace : 5 clés

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