Optimiser sa gestion du temps de travail et des priorités

Optimiser sa gestion du temps de travail et des priorités
Mis à jour le :
5/5/2022

Vous êtes sous l’eau au travail et vous aimeriez que les journées aient plus que 24 heures ? Il serait intéressant de repenser votre gestion du temps et de mettre en place des principes simples et efficaces. Loin d’être une fatalité à défier au quotidien ou encore un don, la gestion du temps de travail est une compétence qui s’apprend et qui est accessible à tous. Que vous soyez manager ou collaborateur, elle fait partie des soft skills incontournables dans l’entreprise de demain et nous rend la vie plus agréable au bureau.

4 jours travaillés contre 5 : +39,9% de productivité

Microsoft Japon est une entreprise exemplaire, ayant expérimenté en 2019 l’allègement du temps de travail en passant à une semaine de 4 jours au lieu de 5. Résultat : près de 40% de productivité augmentée par rapport au même mois de l’année précédente. Toute l’organisation du travail a été repensée, de quoi faire des jaloux !

Que diriez-vous de ne plus travailler à 100 à l’heure tout en étant productifs ? « Prenez du temps » maintenant pour en « gagner » à l’avenir, après tout vous en êtes maître !

Pourquoi optimiser son temps de travail ?

Savoir organiser son temps de travail présente de nombreux avantages et ses bienfaits seront rapidement visibles si vous mettez en place les bonnes méthodes.

Gagner en productivité au travail

Mettre en œuvre les bonnes méthodes de gestion du temps de travail permet de segmenter votre temps de travail et ainsi d’atteindre efficacement votre objectif. La planification consciente de vos tâches créera toujours plus de valeurs ajoutées au résultat. Ainsi, « utiliser les heures de travail à bon escient » rime avec « maximiser la productivité ».

En ayant une vision plus claire de l’ensemble de vos missions, vous y apporterez du qualitatif mais aussi pourrez consacrer du temps pour aller plus loin dans votre expertise ; par exemple en développant de nouvelles compétences à travers des formations.

Augmenter votre créativité au travail

Dégager du temps libre permet de se poser et de s’accorder des moments dédiés à de nouvelles réflexions. Avoir un planning structuré et allégé permet de libérer votre cerveau et donc d'être plus propice aux idées créatives qu'à la gestion des tâches ; ce n’est pas dans le rush que vous trouverez des solutions à des problèmes ou que vous aurez une idée lumineuse sur un projet.

Diminuer votre stress au travail

Le fait d’avoir le contrôle sur son temps et de réussir à terminer une tâche dans les temps procure de la satisfaction, et la charge mentale est diminuée. Un travail inachevé dans les temps va constamment solliciter le cerveau par peur d’oublier ou pour chercher à se rassurer, et le stress prend forme avec un impact négatif sur la santé.

Pour aller plus loin, nous vous expliquons dans cet autre article les symptômes liés au stress et les raisons de faire du droit à la déconnexion une priorité en télétravail.

Améliorer l’hygiène de vie au travail

Ne pas être en surmenage au travail permet de libérer du temps pour :

  • entretenir de bonnes relations sociales au travail
  • déconnecter et se ressourcer pendant les pauses
  • ne pas manger sur le pouce devant son écran, et prendre le temps d’avoir une alimentation équilibrée
  • avoir un sommeil réparateur

Ces éléments sont essentiels au bien-être des collaborateurs en entreprise et s’inscrivent dans les démarches de Qualité de Vie au Travail (QVT). Pour aller plus loin : les bonnes pratiques du télétravail et la QVT.

Comment bien gérer son temps et ses priorités au travail : 5 conseils

Et si le lapin d’Alice au pays des merveilles arrêtait de courir et réussissait à rattraper le temps ? Quelle révolution n’est-ce pas, mais le temps en lui-même ne doit pas être une obsession, c’est la façon dont vous gérez vos tâches qui aide à l’adaptation au temps. En effet, le temps est un repère universel et il ne manque pas ; ce qui importe c’est la façon d’optimiser la réalisation de votre travail grâce à des méthodes (et petites astuces) que nous vous livrons. A vous de combiner ou alterner ces techniques de gestion du temps jusqu’à trouver le rythme qui vous convient, tout cela dépend de votre personnalité, de votre situation et de vos objectifs.

Définir des objectifs pour bien gérer son temps au travail : la méthode SMART

La première étape est la boussole de votre productivité : définir vos objectifs individuels. Avant de pouvoir dessiner l’organisation de votre temps, savoir où vous allez est votre fil conducteur que vous devez garder en tête tout au long de la réalisation des tâches. L’intérêt de se fixer ce repère est de ne pas sortir inutilement du circuit menant à l’objectif fixé.

Un objectif est un pilier qui permet de voir facilement si vous progressez ou bien d’identifier ce qui empêche de l’atteindre ; d’autant plus un objectif doit être SMART :

  • Spécifique : ayez un objectif détaillé et précis
  • Mesurable : l’objectif doit être quantifiable avec un indicateur. Vous devez pouvoir dire le plus objectivement possible si l’objectif est atteint ou jusqu’à quel niveau il est atteint
  • Ambitieux : c’est parce que vous donnerez un objectif ambitieux que celui-ci sera motivant
  • Réaliste : si votre objectif se doit d’être ambitieux, il se doit aussi de prendre en compte, la réalité des moyens à votre disposition, le temps disponible par rapport au temps nécessaire, les compétences ou expertises disponibles ou accessibles
  • Temporellement défini : le délai que vous donnez doit être clair pour vous comme pour votre interlocuteur

Un exemple d’objectif suivant la méthode SMART :

« Multiplier par 4 le nombre de visites en provenance des réseaux sociaux sur notre site web d’ici 4 mois, en organisant une formation pour nos commerciaux sur le Social selling. »

Vous pourrez alors aisément vous fixer des objectifs par semaine, par mois ou même quotidiens s’ils sont plus articulables selon votre activité.

Définir ses priorités pour mieux gérer son temps au travail

Avoir une bonne gestion des priorités, c’est hiérarchiser les grandes lignes d’un travail. L’intérêt est de ne pas court-circuiter le processus et d’être efficace dans la réalisation des tâches.

Avec la méthode GTD (Getting Things Done) articulée autour de 5 actions pour bien gérer son temps, vous veillerez à :

  1. Identifier précisément les tâches à accomplir
  2. Déterminer la nature de chaque tâche. Une étape simple mais importante : quelle est la chose que vous avez à traiter ? Il s’agit de la forme que prendra la tâche : faire un devis au client, un e-mailing à diffuser, une analyse chiffrée, un comparatif avec la concurrence, un process à rédiger etc.
  3. Analyser le degré d'urgence et d'importance, en classant les tâches. Associez-y un responsable et une deadline à respecter.
  4. Agir selon le plan de priorités comme défini.
  5. Faire un point régulier en faisant un suivi de projets et de priorités définies, ainsi vous pourrez ajuster votre plan d’action.

Comment analyser les degrés des tâches urgentes et importantes ?

La Matrice d’Eisenhower est une méthode de priorisation des tâches qui consiste à classer les tâches à accomplir en fonction de leur importance et leur urgence. Utiliser cette matrice de priorisation est une solution simple et visuelle, elle se présente sous 4 blocs de types de tâches :

  • Les tâches importantes et urgentes :

Commençons par la zone critique. Combien de fois fait-on l’amalgame « c’est urgent, DONC c’est important. » ? Prenez plutôt le temps de challenger l’urgence : quel est le degré d’urgence et qu’est-ce que cela impacte vraiment ? On aura toujours tendance à privilégier l’urgence parce qu’elle est sensationnelle, bruyante, impressionnante… Est-elle pour autant pertinente ?

Une fois repérées, ces tâches sont à traiter en priorité car elles auront des impacts immédiats si elles ne sont pas réalisées à temps.

Exemple : un bug informatique sur un formulaire de réservation, la correction est à réaliser immédiatement.

  • Les tâches importantes, mais non urgentes :

Elles seront exécutées et devront être planifiées avec justesse. Ce sont celles qui aident à bien avancer mais qui requièrent d’accorder du temps.

Attention car on peut avoir tendance à les repousser comme elles ne sont pas urgentes, et risquent de s’accumuler dans la case urgence.

Exemple : suivre une formation pour utiliser un logiciel informatique.

  • Les tâches non importantes, mais urgentes :

Elles devront être traitées immédiatement. Elles sont moins importantes pour vos objectifs mais le sont pour les autres, et donc nécessitent un traitement immédiat. Il peut être judicieux de déléguer au maximum ces tâches, si cela est possible bien entendu.

Exemple : faire un reporting spécifique d’une de vos activités à votre responsable car il attend des chiffres pour pouvoir avancer sur un projet.

  • Les tâches non importantes et non urgentes

Leur traitement sera mis de côté car ces tâches polluent votre gestion : elles vous font perdre du temps ou vous stressent pour rien. Procrastinez ou si possible éliminez ces tâches, votre charge de travail ainsi que votre charge mentale ne seront que considérablement réduites. Il ne vous restera plus qu’à vous concentrer sur l’essentiel de votre travail menant aux objectifs définis.

Exemple : réorganiser tous les dossiers sur le serveur de stockage.

gestion du temps de travail

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » - Dwight D.Eisenhower, 34ème président des États-Unis

Grâce à cette matrice pour revoir ses priorités, vous saurez peser l’urgent et l’important, sachant que nous avons tendance à nous concentrer sur l’urgent, même sans importance. C’est pourtant l’importance qui doit être prioritaire, pour vous et votre entreprise.

Ne pas procrastiner pour bien gérer son temps au travail

Remettre à plus tard une chose importante que l'on peut faire actuellement est un réel frein à l'action. La contre-productivité et le non-respect de délai en sont les conséquences. S’ensuivent alors tensions, démotivation, frustration, et charge mentale alourdie.

Pour remédier à cette mauvaise habitude de procrastiner, nous vous conseillons de suivre la méthode « Avalez le crapaud » :

« Avalez un crapaud dès le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée » - Mark Twain, écrivain

Brian Tracy, spécialiste en développement personnel, s’est inspiré de cette citation pour mettre au point cette méthode efficace. A travers son livre intitulé « Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir davantage en moins de temps » (2001), il explique le principe de réaliser chaque début de journée (idéalement le matin car nous sommes plus productifs) la tâche que vous estimez la plus pénible de votre to do list au lieu de garder le « plus gros » pour la fin.

Comment s’y prendre exactement ?

  1. Déterminez et notez un objectif
  2. Fixez une deadline (ou date butoir)
  3. Etablissez une liste de tâches à faire pour atteindre l’objectif
  4. Organisez cette liste par ordre de priorité des plus complexes aux moins complexes. Vos « crapauds » seront vos premières tâches.  

Et voilà, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action en appliquant cette règle chaque matin, et n’oubliez pas de planifier à l’avance chacune de vos journées.

Savoir dire « non » et déléguer pour bien gérer son temps au travail

« Les gens pensent que se concentrer signifie dire oui aux choses importantes. Mais ce n’est pas du tout ça. C’est dire non à la centaine d’autres bonnes idées qui existent. Vous devez choisir avec soin. » - Steve Jobs, Apple

Dire « oui » à tout, c’est s’éparpiller. Et s’éparpiller, c’est se défaire de son plan d’actions et donc s’éloigner de son objectif. Savoir exprimer un refus est une compétence clé qui permet de s’affirmer et de se faire respecter, d’autant plus que votre travail gagnera en qualité car vous serez plus serein et épanoui.

Vous dites « oui » alors que vous pensez « non ». Les raisons de cette difficulté à refuser sont nombreuses et dépendent de notre éducation, notre vécu, notre environnement… Un « non » sincère exprimé de façon assertive sera mieux perçu qu’un « oui » forcé ou hypocrite. Faites donc preuve de transparence, d'authenticité, de bienveillance et de charisme. Nous vous livrons quelques techniques pour refuser avec tact.

  • S’entraîner à dire « non » : progressivement, utilisez ce mot. Vous ressentirez une sorte de challenge au début, puis une légitimité par la suite.

  • S’autoriser à réfléchir avant de dire « non » : sans avoir l’habitude de répondre par la négative, demandez tout simplement un temps de réflexion de façon à réfléchir à votre manière de vous exprimer. Vous prendrez ainsi du recul en pesant le pour et le contre et pourrez argumenter votre refus pour que votre interlocuteur puisse faire preuve d’empathie envers vous en comprenant votre situation. Exemple : « je ne peux malheureusement pas t’aider, je suis moi-même débordé ».

  • Être sincère : respectez votre demandeur et ne vous justifiez pas à foison, de façon à ne pas créer inutilement de la méfiance mais expliquez factuellement ce qui vous pousse à ne pas accepter.

  • Rester aimable : c’est essentiel, toujours avec le sourire !

Rappelez-vous de notre conseil sur les priorités à attribuer à vos diverses tâches : si elles ne sont ni urgentes ni importantes, mettez-les de côté ou déléguez-les car elles risquent de grapiller sur votre temps. Il n’est pas toujours évident de confier une tâche à un ou une collègue, mais il ne faut pas hésiter à demander ; surtout si vous estimez que la personne est assez compétente dans le domaine et qu’elle a la possibilité d’y consacrer du temps (n’oubliez pas de lui laisser la possibilité de vous dire non, peut-être même en le formulant textuellement « si tu ne peux pas le faire, dis-le-moi »). Faites confiance et vos collègues ne seront que flattés, la cohésion d’équipe sera renforcée et vous vous concentrerez sur les tâches sur lesquelles vous apportez le plus de valeur.

Apprendre à se concentrer pour bien gérer son temps au travail

« Vous n’atteindrez jamais votre destination si vous vous arrêtez pour jeter des pierres à chaque chien qui aboie. » - Winston Churchill

En pleine réunion de travail ou rédaction de brief, vous vous souvenez sûrement avoir eu des pensées volatiles du type « Que vais-je cuisiner ce soir ? » ou « Ah mince je dois lui envoyer un mail c’est urgent ». Vous reconnaissez-vous avec ce problème de concentration au travail ?

La concentration mentale est la capacité à mobiliser toutes ses facultés mentales sur un sujet. Notre cerveau ne pouvant en traiter qu’un seul à la fois et de manière qualitative, l’idée est donc d’accaparer son attention tout en tenant à l’écart les pensées parasites.

La concentration est devenue un luxe face à un monde trépidant et regorgeant de distractions digitales. Être attentif est la condition essentielle de l’efficacité au travail.

Jusqu’à ces derniers mots de lecture, vous êtes toujours concentré(e). Et c’est normal, notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes selon une étude du psychologue Anders Ericsson. En réalité, notre attention est à son apogée au bout de 25 minutes seulement, et sur une même activité. Puis elle baisse progressivement jusqu’à se sentir totalement lasse les 65 minutes suivantes ; d’où la nécessité de prendre une pause après la première phase.

L’interruption environnante : ennemi n°1 de la concentration au travail

Le manque de concentration n’a pas qu’une cause. Avec la généralisation des open spaces, les notifications régulières apparaissant sur les écrans, sans parler des lancers de boulettes de papier entre collègues, les salariés sont interrompus dans leurs tâches toutes les 12 minutes en moyenne.

Vous l’avez compris, il faut de nouveau se mettre dans le circuit des 25 minutes pour retrouver une concentration optimale ; donc être interrompu(e) toutes les 12 minutes pendant 1 heure reviendrait à retourner à la case départ 5 fois !

« Tiens, donne-moi ton avis », vous êtes sollicité(e) par un collègue lorsque vous commenciez tout juste à être plongé dans un calcul des plus complexes.

L’économiste Sune Carlson affirme « tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue », dans son livre Executive Behavior en 1951. L’Interruption est donc l’ennemi de la productivité.

Comment se concentrer et rester concentré au bureau ou en télétravail : les 8 stratégies

“Le Deep Work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C’est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps.” – Cal Newport

Le professeur américain Cal Newport a mis au point la méthode de travail révolutionnaire du « deep work » (travail en profondeur) : entre autres la fragmentation du travail, l’octroi de pauses et bien d’autres bonnes pratiques que nous vous partageons pour améliorer personnellement vos capacités de concentration.

1. Améliorer sa concentration par l’aménagement

Aménagez votre espace de travail dédié à votre objectif : éloignez les sirènes attentionnelles en enlevant de votre bureau tout sujet susceptible d’attirer votre attention : téléphone, tablette, revues…

Si vous travaillez sur un document Word par exemple, fermez toutes les autres fenêtres (navigateur, messagerie instantanée, e-mails…). Pour éloigner davantage la tentation, désactivez les alertes sonores et les notifications pop-up.

Autorisez-vous à ne pas être joignable pendant 1h30, cela ne devrait pas changer l’histoire de l’entreprise.  Vous pouvez prévenir vos collègues que vous coupez toutes vos notifications si vous en ressentez le besoin pour éviter d’être harcelé si vous ne répondez pas dans les 15 minutes sur la messagerie instantanée.

2. Améliorer sa concentration par la résistance

Organisez la résistance face aux sirènes attentionnelles. Si on vous dit « ne pensez pas à un chat vert », à quoi pensez-vous ? A un chat vert. Notre cerveau ne comprend pas la négation. Une seule solution pour ne pas y penser : pensez à un vélo jaune. De la même manière, si vous vous dites « Je ne dois pas regarder mes SMS » vous n’arrêtez pas d’y penser. Une solution : vous concentrer sur la tâche que vous voulez accomplir. Alors, pensez à votre objectif, visualisez-vous entrain de la réaliser, visualisez le moment ou vous allez pouvoir retirer la tâche de votre to-do. Posez-vous la question : quel est mon objectif ?

3. Améliorer sa concentration par le découpage

Découpez votre objectif en mini-missions. Par exemple, vous devez rédiger un process complet pour différentes équipes sur l’utilisation d’un nouvel outil. Votre objectif est précis mais il est un peu trop grand non ? Pour manger un grand gâteau, vous le découpez en parts et vous le mangez en plusieurs fois. Pour atteindre un objectif ambitieux, faîtes de même : découpez votre objectif en mini-missions, avec des mini-objectifs spécifiques. Rédiger un process complet devient un ensemble de mini-missions :

- Définir le plan

- Rédiger une brève note explicative

- Distinguer l’organisationnel de l’opérationnel

- Définir les instructions et les enchaînements logiques, les alternatives en cas d’échec

- Introduire les documents annexes

Votre concentration est ainsi focalisée au maximum sur une tâche réduite au minimum et vous pouvez constater votre progression de manière quotidienne.

4. Améliorer sa concentration par la planification

Planifiez vos mini-missions. Une mission doit être atteignable en une vingtaine de minutes. 25 minutes, c’est le temps maximum de concentration dont notre cerveau dispose.

Cela peut paraître impossible voire très anxiogène de ne pas pouvoir vaquer à vos occupations plus personnelles (tél etc.). Travailler sous forme de sessions de 25 minutes va rendre cette privation plus digeste et acceptable. Voici comment procéder et gagner en efficacité grâce à la méthode Pomodoro, qui tire son nom d’un minuteur de cuisine et développé par Francesco Cirillo dans les années 80.

  • Décidez de la mini-mission à accomplir
  • Réglez votre minuteur ou votre montre sur 25 minutes
  • Travaillez avec concentration durant cette période
  • L’alarme sonne, arrêtez-vous et notez la mini-mission comme accomplie
  • Accordez-vous une pause de 5 minutes
  • Enchaînez 3 ou 4 sessions de travail au maximum
  • Puis savourez une pause plus longue de 20 minutes
  • Continuez jusqu’à l’accomplissement de votre tâche

5. Améliorer sa concentration par des pauses

Concentrer ou mobiliser notre cerveau demande beaucoup d’énergie. Faire des pauses permet de soulager l’effort d’attention. Une pause va vous permettre de faire flotter votre attention : il s’agit du mode diffus de la pensée. Ce mode permet de trouver des solutions, par exemple de comprendre enfin ce sur quoi vous butiez depuis des heures : laisser flotter votre attention permet au cerveau d’avoir une vision globale et d’opérer des rapprochements comparables. Pour vous concentrer, les 2 modes alternatifs sont essentiels :

  • Le mode focus : le moment où vous faites un effort conscient de concentration.
  • Le mode diffus : vous vous accordez une pause et réfléchissez moins, votre esprit vagabonde.

6. Améliorer sa concentration par la respiration

Si le cerveau pèse 2% du poids de votre corps, savez-vous qu’il consomme 20% d’énergie ? Notamment 20% d’oxygène. Bien souvent nous respirons mal. Prenez le temps de respirer, cette activité va oxygéner votre cerveau, activer le mode diffus de votre pensée et aura un effet bénéfique sur la prévention et la gestion du stress. Un cerveau stressé est incapable de se concentrer.

Il existe 2 modes de respiration pour créer les conditions de bien-être et de sérénité.

  • La respiration carrée :

Inspirez pendant 5 secondes, retenez votre souffle pendant 5 secondes, expirez pendant 5 secondes et bloquez à nouveau votre souffle pendant 5 secondes. Répétez ce carré respiratoire pendant 3 à 5 minutes.

  • La cohérence cardiaque :

C’est un état particulier de la fréquence cardiaque, un peu comme si votre cœur et vos poumons entraient en résonnance. Nous vous recommandons de télécharger l’application Respirelax pour vous aiguiller. Suivez la bille qui se trouve sur votre écran. Quand elle monte vous inspirez, quand elle descend vous expirez. Pratiquez la cohérence cardiaque en 365, ce moyen mémo-technique nous rappelle de pratiquer :

3 fois par jour

6 respirations par minute

5 secondes pour inspirer

5 secondes pour expirer

et ce pendant 5 minutes

à pratiquer 365 jours sur 365

7. Améliorer sa concentration par la méditation

Expérimentez la méditation de pleine conscience le temps d’une respiration. Se concentrer sur sa respiration est une forme méditative contre le stress qui permet à notre esprit de ne pas être dans un passé qu’il rumine avec anxiété, ou dans un futur qu’il appréhende.

Être attentif revient à engager toutes nos forces mentales à un moment donné pour une tâche donnée. Méditer 10 minutes par jour est un entraînement de haut niveau à l’attention. Vous ne savez pas comment vous y prendre, commencez par une méditation guidée qui vous permet d’entrer plus facilement dans cette pratique. Il existe des applications telles que Petit Bambou, Calm, 7 Mind ou encore les méditations guidées sur Spotify qui vous permettront d’expérimenter quelques séances.

8. Améliorer sa concentration par la musique
« 6 professionnels sur 10 jugent qu’une musique de fond leur permet de rester concentrés sur le travail qu'ils réalisent », étude menée par Linkedin & Spotify, 2017

D’une part, certaines personnes sont plus disposées aux bienfaits de la musique sur la concentration. Le plaisir d’écouter une musique permet au cerveau de sécréter des hormones naturelles appelées « endorphines » ; dont la dopamine qui aide à la concentration ou à conserver une vigilance sur le travail effectué.

D’autre part, la musique permet de se créer une bulle (par exemple avec un casque sur les oreilles dans un open space) et ainsi de s’isoler des bruits environnants.

Notre sélection d’outils de gestion du temps au travail

En support de tous nos conseils pour mieux gérer son temps au travail, nous vous invitons à découvrir cette sélection d’outils de gestion du temps (plus ou moins gratuits) qui viendront faciliter ou accélérer la réalisation de vos tâches.

  • Outil de gestion de projet ou d’équipe : Asana, Monday, Trello
  • Outil de planification et de gestion du temps (réunions ou appels sans envoyer d’e-mails) : Calendly
  • Blocage des distractions pendant vos heures de travail : BlockSite (extension Chrome), Cold Turkey
  • Aménagement d’un temps de travail individuel au détriment de réunions : si vous utilisez un calendrier Outlook  
  • Mise en application de la Matrice d’Eisenhower : Improve My Life
  • Application pour rester concentré et ne pas procrastiner en faisant face à un collègue virtuel : Focusmate
  • Mise en application de la méthode Pomodoro : Pomofocus

Vous voilà donc parés et prêts à repenser votre organisation, vous pouvez tout à fait améliorer votre bien-être au travail. Si vous ne constatez pas d’amélioration avec tous ces conseils, en prenant soin d’appliquer ceux qui vous conviennent le mieux, c’est qu’il est temps de diminuer votre charge de travail (mettez l’accent sur le « savoir dire non » et la délégation de tâches).

Prenez-soin de vous, c’est le plus important !

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