Bienvenue dans l’univers des réunions de travail où 44% des participants finissent sur leur smartphone (enquête OpinionWay, avril 2017).

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C’est révélateur :

^{‍Près d’1 réunion sur 2 est considérée comme inutile}

car la plupart sont peu préparées et mal conduites.

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Pour le cadre, c’est en moyenne 1,5 mois par an, et la moitié mise à la poubelle est clairement une perte considérable de temps et d’argent pour l’entreprise et une source de démotivation pour le salarié.

Le gâchis est d’autant plus important qu’il suffit de suivre 3 étapes pour l’éviter et conduire une bonne réunion.

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1. Animer une réunion efficace : définir un type et un objectif

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Pour impliquer les participants, prenez l’habitude de les informer sur le sens et le déroulé de la réunion.

Débutez la présentation en indiquant le type de réunion dont il s’agit :

• Est-elle là pour travailler ensemble et avancer sur un projet ?
• Une réunion d’information ?
• Un moment pour aider à prendre une décision ?

Pour instaurer un certain ordre, avant même son sujet, il faut d’abord comprendre la raison d’être de la réunion. Il est essentiel pour les participants de savoir pourquoi ils sont présents : donnez du sens à la réunion, faites-en un lieu de production et non de distraction, et vous génèrerez autour d’elle intérêt et motivation.

Une fois le type de réunion évoqué, définissez un objectif unique et précis de la réunion, pas 2, ni 3 ! Ensuite passez à la préparation d’un ordre du jour sous forme de question(s), c’est plus impliquant. Déterminez un temps limite de réunion et identifiez le rôle de chaque personne. Les participants doivent savoir ce qu’ils sont susceptibles d’apporter à la réunion et ce qu’ils viennent y chercher, et il est primordial d’exprimer ces attentes au début de la réunion. A l’inverse, le participant aurait en effet l’impression de perdre son temps.

Grâce à cette 1ère étape, vous transformerez une réunion vécue comme un pénible passage forcé en un moment de team building de cohésion d'équipe.

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💡 1 cadre sur 3 s’est déjà endormi en réunion : et si vous inversiez la tendance ?

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2. Animer une réunion efficace : orchestrer des temps de parole synthétiques

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Le paradoxe de la réunion, c’est qu’elle relève à la fois de la chorale et du solo.

Bien que chaque participant se voit attribuer un temps de parole spécifique (le solo), l’exercice dans l’ensemble doit servir l’équipe dans un esprit collaboratif et de co-responsabilité. Bref, il s’agit d’apporter sa pierre à l’édifice commun.

L’animateur, en chef d’orchestre, a bien sûr un rôle important pour maintenir la cohérence et la qualité de l’ensemble, et éviter que les discussions ne dérivent ou ne tournent à l’auto-promotion. Pour tenir une réunion productive, ne vous exposez pas aux digressions : si vous êtes là pour un sujet X, parlez de X, car le sujet Y ne concerne vraisemblablement pas la moitié des personnes présentes. Et il vous sera difficile de regagner leur attention déjà perdue… Contextualiser et cadrer est donc primordial : aux Etats-Unis, la majorité des réunions durent 30 minutes et cela fonctionne à merveille.

Mais une fois qu’on a dit cela, comment définir une bonne intervention ?

Comme dans un pitch, votre intervention en réunion doit permettre à toutes les personnes assises autour de la table de savoir où vous en êtes et vous allez. Le critère principal : être synthétique. Qui se souvient d’une intervention de 10 minutes qui aurait pu en durer 3 ? Le principe : ne dire que ce qui compte vraiment. Ce qui compte vraiment est ce qui est directement relié au sujet de la réunion, et surtout ce qui sert réellement son objectif.

Et si un autre objectif apparaît pendant la réunion ? Organisez-en une autre… synthétique elle aussi, le but n’étant pas de tomber dans la réunionite aigüe !

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Lire aussi :

• Combattez les idées reçues pour mieux animer une réunion de travail‍
• ‍‍Comment les Japonais nous aident à faire des réunions plus efficaces ?

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3. Animer une réunion efficace : penser plus loin que le moment présent

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Une fois en dehors de la salle, que fait-on ?

Pour assimiler ce qui a été dit et/ou décidé, nous vous conseillons de prendre 5 minutes d’automatisme pour rédiger une courte synthèse de la réunion (synthèse collective pour la personne en charge de l’animation de réunion, individuelle pour les participants). Encore une fois, soyez concis : 3 à 5 bullet points suffisent largement, inutile de rédiger un roman ! L’idée est d’établir une base opérationnelle pour bien initier les étapes suivantes.

Rappelez-vous qu’une réunion n’est pas une photographie statique du présent de l’entreprise. Elle doit se projeter dans son futur et constituer un “call to action”.

Partagez le compte rendu collectif de réunion avec vos collaborateurs pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et, avec tous ces conseils, adieu aux réunions improductives qui finissent sur un smartphone !

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En résumé :

L’ABC d’une conduite de réunion efficace

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A. Préparer 🎯

• 1 objectif unique et précis qui concerne 100% des personnes conviées
• 1 ordre du jour sous forme de question(s)

B. Structurer ⚙️

• Des interventions qui vont droit au but : ne dire que ce qui compte vraiment
• Des discussions cadrées par l’animateur pour éviter le hors sujet

C. Impliquer aujourd’hui et demain 👍

• Une réunion où chacun sait ce qu’il vient chercher et apporter
• Un “call to action” pour initier les étapes opérationnelles à venir

Lire aussi : Organiser et animer une réunion à distance efficace : 5 clés

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